Документы отличаются формальностью, точностью и краткостью языка. В них избегают жаргона и разговорных выражений, предпочитая строгую и однозначную лексическую форму. Во-первых, документы часто используют официальный стиль. Это означает, что язык остаётся нейтральным и лишён эмоциональной окраски. Во-вторых, характерна высокая степень специфичности. Например, используются термины и определения, которые точно описывают предмет обсуждения. Также важен порядок изложения информации. Документы структурированы, они имеют заголовки, подзаголовки и нумерацию, что облегчает их восприятие. Употребляются пассивные конструкции для смещения фокуса с действия на результат. Рекомендуется избегать многозначных выражений, чтобы минимизировать вероятность недопонимания. Кроме того, грамматика и синтаксис должны быть безупречными. Это означает, что необходимо тщательно следить за правильностью написания и оборотов. Все эти особенности помогают сделать документ понятным и официальным.